Kassaregister

Kassaregister - Kassaapparat - Godkända för 2027

Kassaregister kan användas inom alla branscher och är det bästa alternativet när du bara vill komma igång och ta betalt snabbt. Fördelen med ett kassaregister är att du inte betalar några serviceavgifter och du behöver inte någon internetuppkoppling. Du kommer enkelt igång med försäljningen i ditt tillverkardeklarerade kassaregister som följer alla krav enligt Skatteverket.

Du som säljer varor och tjänster för mer än 235 200 kr/år (2025) är skyldig att ha ett certifierat kassaregister. I försäljningen ingår, förutom kontant betalning eller med kontokort, all form av elektroniska betalningar som exempelvis ”Swish”. Syftet med att registrera din försäljning är att skapa konkurrens på rättvisa villkor. Registret ska vara anmält till Skatteverket, som också genomför kontroller. De företag som inte uppfyller kraven kan komma att få en kontrollavgift på 10 000 kronor.
Vad innebär certifierat kassaregister?
För att ditt kassaregister ska vara godkänt måste det vara certifierat. Ett certifierat kassaregister består av två delar som ska fungera ihop:

En kassaapparat, exempelvis en dator eller mobiltelefon.
En certifierad kontrollenhet.

Kontrollenheten lagrar kassatransaktionerna på ett säkert sätt, ofta genom krypterad och signerad information. Kontrollenheten skapar en kontrollkod som lagras både i enheten och på e-journalen eller kontrollremsan. Koden skrivs också ut på kvittot. Tillverkare och leverantörer av kassaregister ska lämna in en ”tillverkardeklaration” till Skatteverket där de garanterar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven.
Certifierat kassaregister (krav i korthet)

Alla former av elektroniska betalningar ska enligt Skatteverket jämställas med betalning med kontokort. Exempel på elektroniska betalningar är när en kund använder sin mobiltelefon för att betala via en app. Rätt betalmedel ska synas i kassaregistret och på kvittot.
Enligt kassaregisterlagen (2007:592) måste alla näringsidkare som säljer varor och tjänster mot kontant betalning från och med 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister som uppfyller kraven i skatteverkets föreskrifter. Detta syftar till att försvåra fusk.

Skatteverket anger i sina föreskrifter att ett certifierat kassaregister består av två enheter; dels ett kassaregister med medföljande tillverkardeklaration som intygar att kassaregistret uppfyller kraven i föreskrifterna, dels en certifierad kontrollenhet för kassaregister som skall certifieras enligt kraven.

Ta alltid fram ett kassakvitto till kunden
Även om din kund inte vill ha ett kassakvitto måste du ändå ta fram ett kvitto som du sedan får slänga. Genom att du alltid erbjuder kvitto kan kunden vara säker på att det som köpts också har slagits in i kassan.

En kund som betalar med kort får ibland både ett kassakvitto och ett kvitto på kortbetalningen. Det beror på att vissa kassaregistersystem inte är sammankopplade med kortläsaren. Observera att ett kvitto på enbart kortbetalningen inte är ett kassakvitto.

Krav i korthet:
Ett kassaregister måste vara kopplad till en certifierad kontrollenhet som är igång och fungerar.
En kassaapparat måste överföra specificerad information till kontrollenheten.
Ett kassaregister får inte ha några andra funktioner än vad som framgår av dess dokumentation.
Kassaapparater får inte vara kopplade till annan utrustning som påverkar funktionernas som omfattas av föreskrifterna.
Ett kassasystem får inte ha någon mjukvara installerad som påverkar funktionerna som omfattas av föreskrifterna.
Ett kassaregister måste alltid skriva ut ett kvitto vid köp.
Övningskvitton, kvittokopior och förhandsnotor måste vara klart märkta så att de inte kan förväxlas med vanliga försäljningskvitton.
Kvitton och X / Z -rapporter måste innehålla all information som anges i föreskrifterna.
Kassaapparater får inte kunna skriva ut mer än en kvittokopia.
Kassaregister ska kunna registrera växelkassa.
Kassasystem ska ha en tillverkardeklaration som visar att den uppfyller föreskrifternas krav.

Vad är ett kassaregister?
Säljer ett företag varor eller tjänster mot kontant betalning, betalning med kontokort eller betalning med presentkort eller liknande, är det enligt regelverket för kassaregister tvunget att ha ett certifierat kassaregister. Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande utrustning som registrerar den försäljning av varor och tjänster som sker mot kontant betalning. Syftet med kravet på kassaregister är att skydda seriösa företagare mot konkurrens från oseriösa företag. Företag som är skyldiga enligt lag att ha ett kassaregister ska anmäla det till Skatteverket. Ett kassaregister passar perfekt för dig som driver ett mindre företag och vill kunna erbjuda dina kunder ett kvitto när du säljer varor och tjänster mot kontant, kort eller Swish betalning. Tydliga dagsrapporter skrivs enkelt ut vid dagens slut så att du får full kontroll över er försäljning och kan räkna kassan.

Även de som bedriver torg- och marknadsförsäljning är skyldiga att ha ett kassaregister.

Vilka krav ska ett certifierat kassaregister uppfylla?
Ett kassaregister ska vara certifierat för att godkännas av Skatteverket. Följande är krav för ett certifierat kassaregister:
Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat
Kassaregistret måste vara anslutet till en certifierad kontrollenhet.
Registreringarna i kassaregistret ska kunna läsas av och skapa en kontrollkod.

Finns det undantag?
Även om ditt företag omfattas av lagen för kassaregister kan du söka om undantag från skyldigheten att ha kassaregister. Oftast handlar det om att företagaren har ett kassaregister men inte uppfyller kraven för certifiering. Skatteverket beviljar endast undantag om företagaren kan försäkra att det finns underlag. Köpet ska därför fortfarande registreras och ett kvitto ska alltid erbjudas. Om du säljer varor eller tjänster kontant eller mot betalning med kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver du inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. Då anses den kontanta försäljningen vara av obetydlig omfattning. Fyra prisbasbelopp för år 2023 är 210 000 kronor (4 × 52 500 kronor). Exempel på kontantförsäljning är betalning med sedlar och mynt, presentkort, kuponger som företaget löser in hos något annat företag och liknande. Som betalning med kontokort räknas betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster så som Swish.

Ett kassaregister eller en kassaapparat är en viktig del i varje verksamhet idag. Du kommer att jobba med din kassa varje dag, den ska vara pålitlig, certifierad och enkel att hantera. Här hittar du kassaregister i olika utformningar för olika typer av verksamheter. Vi erbjuder allt från traditionella kassaregister med fysiska knappar, till mer avancerade kassasystem med pekskärm! Klicka på "Läs mer" för att läsa mer om att skaffa ett kassaregister.

Grunden i ett bra kassaregister
Varje kassaregister ska ha några komponenter i grunden. Här är listan:
Kvittoskrivare
Certifierad kontrollenhet ("Svart låda")
Varugrupper med olika moms
Display som visar inslag
Funktioner för att rätta kvitto och häva kvitto

En kassalåda är inget krav till ett kassaregister men är det bästa sättet att hantera kontanter på. Vissa modeller har det inbyggt, och är det inte inbyggt väljer många att komplettera genom att köpa en fristående kassalåda.

Ett certifierat kassaregister och Skatteverket
Den som väljer att köpa ett kassaregister måste registrera den till Skatteverket. Ett certifierat kassaregister är en kombination av kontrollenheten och kassaapparaten. Den vill Skatteverket veta adress på och till vilken verksamhet den är kopplad. Från och med 2023-04-01 kan Skatteverket inte ta emot anmälningsuppgifter från annan än den som uppgifterna avser, 7 kap Skatteförfarandelagen, SFL. Anmälan sker via Skatteverkets e-tjänst, Anmäl, ändra, felanmäl och avanmäl kassaregister, för att använda e-tjänsten krävs e-legitimation av behörig firmatecknare. När registreringen är klar för din kassaapparat får du en bekräftelse via brev av Skatteverket. Du ska anmäla kassaregistret till Skatteverket inom en vecka från det att du som näringsidkare har köpt in och tagit emot ett kassaregister med kontrollenhet.

Uppgifter du behöver ha vid registrering:
Organisationsnummer.
Adress där försäljning ska bedrivas med kassaregistret.
Boxens (kontrollenhetens), modell, version och serienummer: står angivet på silverlapp under boxen
Kassans modell och serienummer: står angivet på silverlapp under eller på sidan av kassan
Kassaregistrets version: Står i manualen för respektive kassaregister hur man skriver ut.

Olika typer av kassaregister
Kassaregistren idag finns i olika former. Fristående kassaregister är mycket omtyckta, prisvärda, driftsäkra och enkla att använda. Det finns kassaregister i plattan (iPad, tablets, osv.) genom en app där du hyr en tjänst för en månadskostnad. Sedan finns det kassaregister där en PC-dator används, även kallat kassasystem, där en mjukvara i datorn används för att erbjuda kassafunktioner. Trots finesserna i ett PC-baserat kassasystem så vill många idag ändå bara ha ett billigt kassaregister eller en billig kassaapparat, vilket räcker för många verksamheter.

Kan man ta betalt med Swish i ett kassaregister?
Du kan ta betalt med Swish i ett kassaregister och du följer då samma regler som gäller för andra betalningar. Swish är en elektronisk betalningsmetod och den anses vara samma sak som kortbetalningar. Du måste alltså registrera köpet i ditt kassaregister och skriva ut ett kvitto som du kan erbjuda kunden. Swish är en betalningsmetod som blir allt populärare att använda sig av och allt fler verksamheter erbjuder Swish. År 2019 använde hela 220 000 företag Swish som betalningsmetod i sin verksamhet. Det är extra enkelt för kunderna att använda om du till exempel säljer varor på torg eller marknader. Dessutom är det en säkrare metod än kontantbetalning då inga kontanter behöver byta händer. Varför måste du då registrera ett köp med Swish ditt kassaregister? När din köpare för över pengar till företagets Swish genom att använda mobiltjänsten ser du en bekräftelse att pengarna har förts över. Men själva bekräftelsen är inte samma sak som ett riktigt kvitto. Du måste därför försäljningen i ditt register och erbjuda kunden ett kvitto. Det är egentligen exakt likadant som hur betalning med kort och kortterminal fungerar. Även där får du ett kvitto från kortterminalen, med det kvittot avser endast betalningen. För att kunna använda Swish som betalningsmetod måste du programmera in i registret att du erbjuder Swish. Det måste nämligen stå på kvittot att köparen har betalt med just Swish (eller andra elektroniska betalningar). Trots att Swish hamnar i samma kategori som kortbetalningar kan du alltså inte slå in Swish som kort i kassan. Därför behöver du ha tre olika knappar i ditt register: en för kontanter, en för betalkort och en för Swish. Precis som med andra betalningar ska även Swish-betalningen sen bokföras och även då räknas det som en betalning med kontokort. Att ta betalt med Swish är mycket enkelt, både för dig som företagare och för dina kunder. Vi själva betalningen ger du kunden ditt Swish-nummer och när pengarna sedan har förts över kan du kontrollera att du mottagit rätt summa i din Swish-app. Om du bara använder dig av Swish i din verksamhet är det samma regler för prisbasbelopp som gäller. Du måste alltså registrera betalningarna i ett certifierat kassaregister om din verksamhet omsätter mer än fyra prisbasbelopp per år.

Uppfyller Zettles kassaregister Skatteverkets krav?
Ja, Zettles kassaregister uppfyller kraven i Skatteverkets föreskrifter och finns med på deras lista över tillverkardeklarerade kassaregister, samt även de nya kraven som gäller från och med 2027-01-01 (exporterar journalminnet i XML-fil format) SKVFS 2021:17. Ett digitalt kassaregister registrerar och sparar all försäljningsinformation i molnet – redo att granskas när som helst. Till skillnad från traditionella kassaregister tar Zettles digitala kassaregister ingen plats och kräver ingen dyr hårdvara – det är bara en app i din smartphone eller tablet. Med ett molnbaserat kassaregister kan dina data lagras säkert och du når dem enkelt när du behöver dem. Krypterad och skyddad datalagring för hög säkerhet. Ett mobilt och molnbaserat kassaregister registrerar och sparar all din försäljningsinformation i molnet så att du slipper ha den så kallade svarta lådan som tar upp plats på din kassadisk. Zettles kassaregister är kompatibelt med både iPhone, iPad och Android. Zettles kassaregister aktiveras för 299 kr per månad, och hittas i den kostnadsfria appen Zettle GO. Skatteverket gör ibland tillsynsbesök. Då ska du kunna lämna de upplysningar de behöver för att kontrollera att du hanterar kassaregistret på rätt sätt. Vid sådana kontroller kan Skatteverket göra kundräkningar, kontrollköp och kvittokontroller, samt inventera kassan. Allt de behöver finns då snabbt och enkelt att tillgå i molnet.

Lagen om kassaregister gäller i princip alla organisationer som tar emot kontanter eller kort. Kontrollenheten som sitter ansluten till kassaregistret ska vara certifierad. Det ska också finnas en tillverkardeklaration som intygar att kassaregister och certifierad kontrollenhet fungerar och är testade tillsammans. Det är bara ackrediterade certifieringsorgan som får certifiera enheterna. Om ett företag använder kassaregister ihop med våg gäller särskilda regler. Våg och kassaregister måste vara godkända för att få användas. Kombinationen av våg och kassaregister måste också vara kontrollerad och EG-verifierad. Alla kassasystem som hanterar kontant betalning eller kortbetalning ska använda ett kassaregister med funktionen för elektronisk journal. En elektronisk journal är en funktion i kassasystem som används för att spara information om försäljning och betalningar. I Sverige är det krav på att alla företag som hanterar kontant betalning ska använda ett kassaregister med funktionen för elektronisk journal. Den elektroniska journalen är en viktig del av företagets bokföring och måste sparas i minst sju år enligt lagkrav. Elektroniska journaler har också säkerhetsfunktioner som förhindrar manipulation och gör det möjligt att spåra eventuella förändringar. En del verksamheter är direkt undantagna från krav på certifierat kassaregister medan det vid andra undantag krävs en ansökan hos Skatteverket. Du kan ansöka om undantag till Skatteverket om det anses oskäligt att använda kassaregister eller att tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på något annat sätt. Om du säljer varor eller tjänster kontant eller mot betalning med kontokort för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver du inte ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. Då anses den kontanta försäljningen vara av obetydlig omfattning. Exempel på kontantförsäljning är betalning med sedlar och mynt, presentkort, kuponger som företaget löser in hos något annat företag och liknande. Som betalning med kontokort räknas betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster så som Swish. Om du inte är skyldig att ha ett tillverkardeklarerat kassaregister, är du inte heller skyldig att erbjuda kvitto. Men det kan dock vara lämpligt att kunna erbjuda ett kvitto till kunden. Skatteverket kan medge helt eller delvis enskilt undantag om en viss skyldighet gällande kassaregister kan anses oskälig. Det är inte tillräckligt att försäljningen sker utomhus och under svåra väderförhållanden för att undantag ska kunna medges. Det är inte heller tillräckligt att det saknas el på försäljningsplatsen för att du ska kunna få undantag. Utländska företag utan fast driftställe i Sverige är undantagna från skattskyldighet för inkomstskatt, men omfattas inte av undantaget från krav på kassaregister. Om företaget inte använder ett svenskt kassaregister får de istället använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att registret uppfyller likvärdiga krav som svenska kassaregister. Du kan också få undantag om behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på något annat sätt än med kassaregister som uppfyller kraven. Om du beviljas undantag från någon skyldighet som gäller kassaregister får du ett beslut av Skatteverket. I beslutet står det hur länge undantaget gäller och vilka villkor som gäller i övrigt.

Från och med den 1 januari 2027 skärps kraven på kassaregister i Sverige (SKVFS 2021:17), vilket innebär att alla system måste kunna exportera kontrolluppgifter i ett standardiserat XML-format. De nya reglerna är ett led i att förbättra säkerheten, förenkla administrationen och minska risken för fusk inom kontanthandeln. Genom att införa standardiserade format som XML för journalminnen och stärka kraven på kontrollsystem kan Skatteverket lättare granska och säkerställa att korrekt information registreras och rapporteras. Swish och andra elektroniska betalmetoder räknas nu som kontantbetalningar i kassaregisterlagens mening. Det innebär att alla sådana betalningar måste registreras i kassasystemet och att ett kvitto måste erbjudas, precis som vid kort eller kontanter. Exempel på kassaregister godkända för 2027 är Sam4s ZETA A-50, Zettle Terminal och EasyCashier.